Exact Online, gekoppeld aan je eigen platform.

We koppelen je webshop, klantportaal of SaaS-platform aan Exact Online. Facturen, klanten, artikelen en voorraad gaan automatisch de goede kant op, zodat je boekhouding altijd klopt met wat er op je platform gebeurt.

04 / 05

Je boekhouding klopt.
Als iemand alles overtypt.

Exact Online is voor veel bedrijven het hart van de administratie. Maar orders, klanten en betalingen ontstaan ergens anders: in je webshop, je portaal of je eigen software. Zonder koppeling typt iemand die gegevens over, of worden ze aan het eind van de maand in één keer geïmporteerd.

Met een koppeling gaat dat vanzelf. Een order wordt een verkoopfactuur, een nieuwe klant een debiteur, en de voorraad uit Exact staat direct op je site. Wij bouwen die koppeling op de API van Exact Online, met de logica die bij jouw administratie past.

{herkenbaar?}

Herken je dit?

Dit zijn de redenen waarom bedrijven hun platform aan Exact Online koppelen. Herken je er een paar, dan scheelt een koppeling je waarschijnlijk veel tijd.

  • 01

    Orders uit je webshop typ je over als factuur

    Elke bestelling komt nog een keer langs in Exact. Met de hand, of via een export die iemand elke week moet draaien. Bij een paar orders per dag is dat te doen, bij meer niet.

  • 02

    Je weet pas of een klant betaald heeft als je in Exact kijkt

    Je portaal of CRM laat geen betaalstatus zien. Dus mailt je team met de boekhouding, of krijgt een klant een herinnering voor een factuur die allang betaald is.

  • 03

    Klantgegevens staan dubbel en lopen uit elkaar

    Een adres wordt aangepast in je platform, maar niet in Exact. Facturen gaan naar het oude adres en niemand weet meer welke versie klopt.

  • 04

    De voorraad op je site klopt niet

    In Exact staat de echte voorraad, op je site een getal van gisteren. Je verkoopt iets wat er niet meer is, of juist niet wat er nog wel ligt.

  • 05

    Je werkt met meerdere administraties

    Meerdere bv's of vestigingen, elk met een eigen administratie in Exact. Orders moeten in de juiste administratie landen, met de juiste btw en grootboekrekening.

  • 06

    Je boekhouder corrigeert elke maand dezelfde fouten

    Verkeerde btw-codes, ontbrekende referenties, een debiteur die twee keer bestaat. Fouten die ontstaan bij overtypen, en die een koppeling vanaf het begin voorkomt.

Wat er heen en weer gaat

{aanpak}

Hoe we het bouwen

Een koppeling met Exact Online is meer dan gegevens doorzetten. Het gaat erom dat je administratie klopt, ook als er iets misgaat.

  • Verkoopfacturennaar Exact
  • Debiteurenheen en terug
  • Artikelen en prijzenuit Exact
  • Voorraaduit Exact
  • Betaalstatusuit Exact
  • Btw-codes en grootboekuit Exact
  1. 01

    Afspraken over wat leidend is

    Is Exact de bron voor artikelen en prijzen, of je platform? Per soort gegeven spreken we af welk systeem leidend is, zodat er geen dubbele of tegenstrijdige gegevens ontstaan.

  2. 02

    De juiste administratie, btw en grootboekrekening

    We stemmen met jou en je boekhouder af hoe een order in Exact moet landen: in welke administratie, met welke btw-code, op welke grootboekrekening en met welke referentie.

  3. 03

    Binnen de limieten van Exact

    Exact Online beperkt hoeveel aanvragen een koppeling per minuut en per dag mag doen. We bundelen aanvragen en werken met een wachtrij, zodat de koppeling ook bij drukte binnen die grenzen blijft.

  4. 04

    Opnieuw proberen in plaats van kwijtraken

    Is Exact even niet bereikbaar of verloopt de toegang, dan blijft de synchronisatie in de wachtrij staan en probeert het systeem het later opnieuw. Er raakt niets kwijt.

  5. 05

    Toegang via je eigen Exact-account

    De koppeling krijgt toegang doordat iemand met de juiste rechten in Exact Online inlogt en toestemming geeft (OAuth). Wachtwoorden hoeven wij niet te weten, en je kunt de toegang altijd intrekken.

Hoe werkt een koppeling met Exact Online?

Exact Online heeft een REST API waarmee software gegevens kan lezen en schrijven: relaties, artikelen, verkooporders, facturen, voorraad en meer. Een koppeling gebruikt die API om gegevens uit te wisselen met jouw platform.

In de praktijk ziet dat er zo uit:

  1. Iemand met de juiste rechten in Exact Online geeft eenmalig toestemming aan de koppeling.
  2. Komt er een nieuwe order binnen in je webshop of portaal, dan maakt de koppeling de klant aan als debiteur, als die nog niet bestaat, en zet de order door als verkooporder of verkoopfactuur.
  3. Op vaste momenten haalt de koppeling artikelen, prijzen en voorraad op uit Exact en werkt die bij op je site.
  4. Is een factuur in Exact betaald, dan ziet je platform dat ook. En daarmee je klant, in zijn eigen portaal.

Kant-en-klare app of maatwerk?

Voor Exact Online bestaan veel kant-en-klare koppelingen. Gebruik je een standaard webshop en volg je een standaard proces, dan is zo'n app vaak de snelste weg. Maatwerk is zinvol als je eigen regels hebt: meerdere administraties, prijsafspraken per klant, afwijkende btw, of een klantportaal of SaaS-platform waar geen app voor bestaat.

Vaak samen met

Een koppeling met Exact komt zelden alleen. Betalingen via Mollie worden automatisch aan de goede factuur gekoppeld, en klanten uit HubSpot of Salesforce komen als debiteur in Exact. Heb je een kleinere administratie, kijk dan ook naar onze koppeling met Moneybird.

{koppelingen}

Andere koppelingen

Vaak blijft het niet bij één systeem. Dit zijn de koppelingen die we het vaakst bouwen.

Bekijk meer systemen

Even sparren over je Exact-koppeling?

Profielfoto van Sander
co-founder.01

// Back-end developer

Sander

“Ik hou van code die niet alleen nu werkt, maar ook over twee jaar nog logisch en goed onderhoudbaar is.”

Co-founderLaravelPHPAPIDevOps
Neem contact op met Sander

Binnen 1 werkdag reactie

{veelgestelde vragen}

Veelgestelde vragen

Dat hangt af van wat je wilt koppelen. Facturen en debiteuren kunnen in de meeste pakketten. Voor voorraad en artikelbeheer heb je een pakket nodig waarin die functies zitten, zoals Exact Online Handel. Bij de intake zoeken we uit wat jouw pakket mogelijk maakt.

Ja. Een koppeling kan met meerdere administraties binnen hetzelfde Exact Online-account werken. We spreken af welke orders in welke administratie terechtkomen.

Dat kiezen we per gegeven. Facturen zetten we meestal direct door zodra een order binnenkomt. Voorraad en prijzen halen we op vaste momenten op, bijvoorbeeld elke paar minuten, of zodra Exact een wijziging meldt via een webhook, waar Exact die aanbiedt.

Klopt, en die zijn prima als ze precies doen wat je nodig hebt. Maatwerk komt in beeld als je proces er niet in past: meerdere administraties, prijsafspraken per klant, afwijkende btw, of een portaal of SaaS-platform waar geen app voor bestaat.

Dan vervangen we alleen de kant van Exact door het nieuwe pakket. Doordat we de logica van je platform los houden van de koppeling zelf, hoeft de rest niet opnieuw.