Met je website overstappen naar een ander webbureau in 6 stappen

Wil je overstappen naar een ander webbureau met je website, maar ben je bang dat je site offline gaat of dat je inloggegevens, content of posities in Google kwijtraakt?

Dat hoeft niet. Als je vooraf eigendom en toegang regelt, een volledige back-up laat maken en de verhuizing test voor je de DNS omzet, blijft je website gewoon in de lucht. Hieronder lees je hoe je dat stap voor stap aanpakt.

1. Breng in kaart wat je hebt en waar het staat

Begin niet met opzeggen, maar met een simpele inventarisatie. Je wilt weten wat er moet worden overgedragen en wie er nu bij kan.

Zet dit op een rij:

• Domeinnaam: waar staat de registratie, op wiens naam en met welk account log je in bij de registrar?
• Hosting: waar draait de website nu, welk pakket is het en wie is contracthouder?
• Website en CMS: om welk systeem gaat het, denk aan WordPress, Shopify of maatwerk met bijvoorbeeld Laravel en Vue.js, en heb je een admin-account met volledige rechten?
• Bestanden en database: kun je bij de bestanden, de database en eventuele media-opslag?
• E-mail, DNS en SSL: waar staat je DNS, waar lopen je mailboxes en wie regelt het certificaat?
• Licenties en koppelingen: welke plugins, thema’s, betaalproviders, boekhoudkoppelingen, voorraadsystemen of marketingtools zijn actief en op wiens licentie draaien ze?
• Metingen: heb je zelf toegang tot Analytics, Search Console, Tag Manager en advertentieaccounts?

Weet je iets niet, vraag het dan op bij je huidige bureau of hostingpartij. Waar het staat hangt af van hoe het ooit is ingericht. Soms staat alles op naam van het bureau, soms deels bij jou. Dat bepaalt hoe snel je kunt schakelen.

2. Check je contract en zeg netjes op

Pak je overeenkomst voor hosting, onderhoud of support erbij voordat je iets verhuist. Daar staat in wat je hebt afgesproken over looptijd, opzegtermijn en wat er gebeurt met je data bij vertrek.

Let hier concreet op:

• Wat is de opzegtermijn en tegen welke datum kun je opzeggen?
• Moet je schriftelijk of per ticket opzeggen, en bij wie?
• Wat gebeurt er met hosting en e-mail na opzegging, en hoe lang blijven back-ups beschikbaar?
• Zijn er afspraken over overdracht, zoals meewerken aan een nette exit en overdragen van toegang?
• Betaal je nog voor licenties of domeinregistratie via het oude bureau?

Zeg pas op als je weet waar je naartoe gaat en wanneer. Plan de einddatum van het oude contract ruim na de testperiode bij het nieuwe bureau. Dan heb je altijd een vangnet als er iets tegenzit. Houd de toon zakelijk en vriendelijk, ook als je ontevreden bent. Een nette mail met datum, domeinnaam en wat je verwacht bij de overdracht werkt meestal sneller dan een discussie over het verleden.

Werkt je oude bureau traag of helemaal niet mee, zet je verzoek dan schriftelijk op een rij en bewaar alles. Vraag expliciet om overdracht van jouw zaken: domeinnaam, content, database, toegang en licentiegegevens. Wat je juridisch kunt afdwingen hangt af van je contract en van wie als eigenaar of houder geregistreerd staat. Leg bij een nieuw bureau straks vooraf vast dat jij houder bent van domein en accounts en dat je altijd een volledige export kunt opvragen.

3. Regel eigendom en toegang voor je website bij het overstappen naar een ander webbureau

Dit is de stap waar de meeste overstappen op vastlopen. Techniek kun je verhuizen, ontbrekende rechten niet. Regel dit dus voor je iets kopieert.

Zorg dat minimaal dit op jouw naam of in jouw beheer staat:

• Domeinnaam met eigen account bij de registrar en tweestapsverificatie die jij beheert
• Hostingaccount of servertoegang waar jij bij kunt
• CMS-beheerder met volledige rechten, niet alleen een redacteursrol
• Toegang tot DNS, zodat je zelf records kunt aanpassen
• Toegang tot Analytics, Search Console en andere meetaccounts

Staat de domeinnaam nu bij je oude bureau geregistreerd, vraag dan om een verhuizing naar je eigen account. Dat gaat meestal via een vrijgave of verhuiscode bij de huidige aanbieder en een nieuwe registratie onder jouw account. Doe dit ruim op tijd, want je wilt niet met spoed hoeven te schakelen als een code verloopt of een goedkeuringsmail bij een oud adres binnenkomt.

Leg ook vast wie eigenaar is van content, beeldmateriaal en data. Voor maatwerkcode of licenties verschilt het per overeenkomst wat van jou is en wat je mag meenemen. Weet je het niet zeker, vraag dan om de overeenkomst en de licentievoorwaarden en laat je nieuwe bureau meekijken wat je praktisch nodig hebt om zonder verlies verder te kunnen.

4. Laat een volledige back-up maken en zet een werkkopie neer

Met eigendom op orde kun je veilig kopiëren. Vraag om een complete back-up van bestanden én database, plus een export van media, formulieren, gebruikers en instellingen. Bij een webshop horen daar ook bestellingen, klanten, kortingsregels en productdata bij. Bewaar die back-up zelf, niet alleen bij het oude of nieuwe bureau.

Een nieuw bureau zet die kopie daarna neer op een testomgeving. Dat is een afgeschermde plek waar niemand last heeft van bouwwerkzaamheden. Daar wordt gecontroleerd of:

• alle pagina’s, afbeeldingen, downloads en formulieren meekomen
• inlog, zoekfunctie, winkelwagen en afrekenen werken
• koppelingen met betaalprovider, e-mailtool, CRM of voorraad het doen
• gebruikersrollen en rechten kloppen

Sla deze test niet over. Juist bij een oudere site kom je verrassingen tegen, zoals een plugin die niet meer wordt bijgewerkt of een koppeling met een oude sleutel. Op een testomgeving los je dat rustig op, zonder dat bezoekers er iets van merken. Voor een indruk van wat een bureau bouwt en beheert, helpt het om het aanbod ernaast te leggen.

5. Verhuis gecontroleerd en houd SEO en metingen in de gaten

Als de testomgeving goed draait, plan je de echte verhuizing. Kies een rustig moment, bijvoorbeeld vroeg op de dag en niet midden in een campagne of piekperiode. De standaardroute is bijna altijd hetzelfde: bestanden en database overzetten, domein aan nieuwe hosting koppelen, DNS instellen en daarna testen.

Let bij livegang op deze risicopunten:

• Downtime: zet de DNS-pas om als alles klaarstaat en getest is. Houd de oude omgeving nog even aan tot je zeker weet dat de nieuwe overal goed laadt.
• SSL en e-mail: controleer het certificaat en test of mail nog aankomt en verstuurd wordt. DNS-fouten raken sneller je mail dan je website.
• URL’s en redirects: verander je niets aan URL’s, dan is het risico het kleinst. Verander je wel structuur of CMS, leg dan per oude URL vast waar die naartoe moet. Test die redirects echt door, inclusief pagina’s met veel verkeer.
• SEO-basis: check titels, meta-omschrijvingen, canonieke URL’s, sitemap, robots.txt en interne links. Vergelijk een paar belangrijke pagina’s voor en na de verhuizing.
• Snelheid en fouten: meet laadtijd, controleer 404’s en bekijk de eerste dagen Search Console en serverlogs.
• Metingen: controleer of Analytics, Tag Manager, cookietoestemming en conversiedoelen nog data verzamelen. Bij webshops test je een echte bestelling van begin tot eind.

Verlies je posities of data, dan komt dat bijna nooit door het overstappen zelf, maar door iets dat onderweg is veranderd of vergeten. Daarom werkt een checklist zo goed: je ziet direct wat afwijkt. Bewaar ook na livegang nog even de oude back-up en de oude omgeving tot de nieuwe situatie stabiel is.

6. Kies een nieuw bureau dat overdracht als werk ziet, niet als bijzaak

Een goede overname begint met vragen, niet met aannames. Een serieus bureau wil je huidige situatie zien voor het iets belooft: toegang, techniek, hosting, licenties en de reden dat je wilt vertrekken.

Vraag bij kennismaking in elk geval:

• Hoe nemen jullie een bestaande website over en wat hebben jullie van mij nodig?
• Zetten jullie eerst een testomgeving neer en wanneer gaat de DNS pas om?
• Hoe borgen jullie SEO, redirects, metingen en koppelingen?
• Wie wordt houder van domein, hosting en accounts, en krijg ik volledige toegang?
• Hoe gaan jullie om met onderhoud, updates en support na livegang?

Let ook op hoe ze communiceren. Krijg je direct contact met de mensen die bouwen, duidelijke afspraken en een vaste werkwijze van intake tot testen en livegang, dan wordt samenwerken een stuk makkelijker. Werk je met WordPress of een andere CMS-website, bekijk dan ook hoe een bureau websites aanpakt en wat je mag verwachten aan beheer.

Maak deze week nog je inventarisatie uit stap 1 en vraag je contract en toegang op. Heb je die lijst compleet, plan dan een kennismaking en neem hem mee. Bij Hoort krijg je binnen 1 werkdag reactie, dus je kunt snel schakelen via de contactpagina.