AVG-proof formulier checklist: vink af of je goed zit

Je twijfelt of je formulier wel goed staat, maar je hebt geen zin om je in wetteksten te verdiepen. Logisch. Je wilt gewoon afvinken of het klopt en door met je werk.

Je formulier is AVG-proof als je alleen vraagt wat je nodig hebt om te reageren, bij het formulier uitlegt wat je met de gegevens doet, de verzending en opslag beveiligt en de inzendingen op tijd weer opruimt. Van minimaal vragen tot informeren, beveiligen en opruimen: als die vier kloppen, zit je goed. Gebruik de checklist hieronder om je AVG proof formulier punt voor punt na te lopen.

Pak je eigen AVG proof contactformulier erbij en vink mee. Alles wat je niet kunt afvinken, is je to-do.

Vraag ik alleen wat ik nodig heb om te reageren?

Welke gegevens mag ik vragen in mijn formulier? Je mag alleen die gegevens vragen die je echt nodig hebt om op het bericht te reageren.

Dat is dataminimalisatie bij een formulier: houd je formulier zo klein mogelijk en leg per veld uit waarom het er staat. Vraag je om een reactie te sturen, dan heb je meestal genoeg aan een naam, een e-mailadres of telefoonnummer en het bericht zelf.

Maak verplicht en optioneel duidelijk herkenbaar. Een verplicht veld is bijvoorbeeld je e-mailadres, omdat je anders niet kunt antwoorden. Een optioneel veld is bijvoorbeeld een bedrijfsnaam of telefoonnummer als je ook per mail kunt reageren.

Vink af:

• Is dit veld nodig om te reageren? Zo nee, haal het weg of maak het optioneel.
• Vraag ik iets gevoeligs, zoals een geboortedatum of burgerservicenummer? Weghalen, tenzij mijn reactie daar echt van afhangt.
• Staat er boven het open tekstveld dat mensen geen onnodige privégegevens in hun bericht moeten zetten?

Weet ik waarom ik de gegevens mag gebruiken?

Je mag de gegevens uit je formulier gebruiken omdat iemand zelf contact met je opneemt en een antwoord verwacht, en dat is iets anders dan aparte toestemming voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief.

Reageren hoort bij het afhandelen van de vraag. Daarvoor heb je geen extra vinkje nodig. Toestemming heb je pas nodig als je de gegevens voor iets extra's wilt gebruiken, zoals marketingmails sturen of iemand toevoegen aan een maillijst.

Zo houd je het uit elkaar:

Vink af: heb ik reageren en nieuwsbrief uit elkaar gehouden en koppel ik contact nooit automatisch aan reclame?

Staat de uitleg bij het formulier zelf?

Wat moet ik bij mijn formulier zetten over privacy? Bij je formulier zet je in een paar zinnen waarvoor je de gegevens gebruikt en verwijs je naar wat er in je privacyverklaring bij je formulier staat.

Mensen moeten vóór het verzenden kunnen lezen wat er gebeurt. Zet daarom direct bij of onder je formulier een korte tekst met een link naar je privacyverklaring. In die verklaring werk je het verder uit voor wie meer wil weten.

Vink af of een bezoeker bij je formulier dit kan vinden:

• waarvoor je de gegevens gebruikt, bijvoorbeeld reageren op de vraag
• hoe lang je inzendingen bewaart
• met wie je de gegevens deelt voor verzending en opslag, zoals je hosting- of mailprovider
• hoe iemand inzage, correctie of verwijdering kan vragen
• je eigen contactgegevens voor privacyvragen

Een zin als “We gebruiken je gegevens alleen om op je bericht te reageren. Lees in onze privacyverklaring hoe lang we ze bewaren en hoe je verwijdering aanvraagt.” met een link is vaak al genoeg, zolang de verklaring zelf het complete verhaal vertelt.

Heb ik checkboxen zonder trucjes geregeld?

Heb ik een checkbox voor toestemming nodig bij mijn contactformulier? Nee, voor het versturen en beantwoorden van het bericht zelf heb je geen toestemming checkbox voor je contactformulier nodig, alleen voor iets extra's zoals een nieuwsbrief.

Een verplicht vinkje met “ik ga akkoord met de privacyverklaring” voor verzenden maakt je formulier stroever zonder dat het juridisch iets toevoegt. Informeren moet wel, maar dat doe je met de tekst en link uit het vorige punt, niet met een gedwongen vinkje.

Vink af:

• Is er geen verplicht vinkje om het formulier te kunnen versturen?
• Staat een eventueel vinkje standaard uit? Vooraf aangevinkte vakjes tellen niet als vrije keuze.
• Staat een nieuwsbrief-opt-in helemaal los van verzenden, met eigen tekst zoals “Ja, ik wil daarnaast de nieuwsbrief ontvangen”?
• Kan iemand toestemming net zo makkelijk weer intrekken, bijvoorbeeld via een afmeldlink in elke mail?

Check ook je bedankpagina en bevestigingsmail: voeg niemand automatisch toe aan een maillijst en stuur geen kopie naar adressen die daar niets mee te maken hebben.

Zijn verzending en opslag beveiligd?

Om je contactformulier te beveiligen versleutel je de verzending, kies je een spamfilter zonder onnodig delen en beperk je wie er bij de inzendingen kan.

Begin bij de basis. Je hele site hoort via een versleutelde verbinding te lopen, zodat formuliergegevens onderweg niet mee te lezen zijn. Test je formulier zelf een keer en kijk of de gegevens goed aankomen zonder vreemde foutmeldingen of open testpagina's.

Vink af:

• Loopt mijn site via een versleutelde verbinding?
• Gebruik ik een spamfilter dat zo min mogelijk gegevens deelt, in plaats van alles door te sturen naar een externe dienst?
• Hebben alleen de mensen toegang tot mailbox en database die het echt nodig hebben?
• Sla ik inzendingen op één plek op, met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie?
• Zijn website, formulier-plugin en thema bijgewerkt?

Hoe veilige hosting en onderhoud je hierbij helpen, lees je in de uitleg over de voordelen van managed hosting. Daar zie je hoe hosting, updates en monitoring samen je inzendingen veilig bewaren.

Heb ik bewaartermijn en opruimen ingesteld?

Hoe lang mag ik inzendingen van mijn contactformulier bewaren? Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je inzendingen alleen bewaren zolang je ze nodig hebt voor je reactie en afhandeling, en daarna ruim je ze op. Controleer of deze bewaarregel voor jou klopt, omdat wettelijke bewaarplichten je termijn kunnen verlengen.

Er is geen vaste termijn die voor iedereen geldt. De bewaartermijn van je contactformulier hangt af van waarvoor je de gegevens gebruikt. Een offerteaanvraag die een opdracht wordt, bewaar je anders dan een korte vraag die je in één keer beantwoordt.

Zo stel je doel, bewaartermijn en opruimen in voor je inzendingen:

• Bepaal per doel waarvoor je bewaart, zoals reageren, offerte opvolgen of klacht afhandelen.
• Kies per doel hoe lang dat nodig is en leg dat vast in je privacyverklaring.
• Stel in je mailbox, formulier-plugin en database in dat oude inzendingen automatisch worden verwijderd of dat je ze periodiek handmatig opruimt.
• Verwijder na afloop het hele bericht, inclusief bijlagen en back-ups waar dat kan, in plaats van alleen het mailtje te archiveren.

Vink af: staat per doel vast hoe lang ik bewaar en staat opruimen in mijn agenda? In het overzicht over websiteonderhoud uitbesteden zie je hoe je updates en opruimen bijhoudt, ook voor je formuliergegevens.

Heb ik leveranciers nagelopen en afspraken vastgelegd?

Je formulier- en mailgegevens staan bij elke partij die je formulier aanraakt, van je formulier-plugin en hosting tot je mailprovider en eventueel je spamfilter, en met die partijen moet je je afspraken op orde hebben.

Loop je keten na. Kijk waar inzendingen binnenkomen, waar ze worden opgeslagen, via welke dienst ze worden gemaild en of er kopieën blijven staan in bijvoorbeeld een database of log.

Vink af:

• Weet ik waar mijn formulier- en mailgegevens staan en of dat past bij mijn privacyverklaring?
• Kies ik leveranciers die passen bij mijn eisen voor opslag en beveiliging, bij voorkeur met opslag binnen de EU?
• Ligt vast wie wat doet met de gegevens en wie verantwoordelijk is bij een incident?
• Deel ik alleen wat nodig is voor verzending en hosting?
• Heb ik oude koppelingen en testaccounts met toegang tot formulierdata verwijderd?

Rond je dit af voor je livegaat, dan voorkom je verrassingen achteraf. Op de checklist voor livegang check je je formulier, beveiliging en privacyverklaring nog een keer voor je live gaat.

Alles afgevinkt? Dan heb je een formulier dat klein, duidelijk en veilig is. Blijft er een punt openstaan over verzending, opslag of onderhoud, dan kijkt Hoort even met je mee.