E-mail hosting verhuizen zonder mail te verliezen

Je gaat je website verhuizen en je bent eigenlijk niet bang voor je site, maar voor je mailbox. Wat gebeurt er met je info@-adres en je historie als je je e-mail hosting gaat verhuizen?

Je e-mail verhuist niet automatisch mee met je website, omdat je website en je e-mail apart worden aangestuurd. Je websitehosting toont je site, je e-mailhosting regelt je mailboxen, en je domeininstellingen bepalen waar beide naartoe wijzen.

Zie je verhuizing dus als twee dingen die toevallig aan hetzelfde domein hangen. Wil je je website verhuizen zonder e-mail te verliezen, dan regel je eerst je mail veilig, daarna pas je site. In het kort:

• zoek uit waar je mail nu staat
• beslis of je mail mee verhuist of apart blijft staan
• bewaar een kopie van je mailboxen los van je oude hosting
• neem je mailinstellingen goed over
• test verzenden en ontvangen, en zeg pas daarna op

Waar blijft mijn e-mail als je website verhuist?

Je e-mail blijft staan waar hij nu staat, tot jij je domeininstellingen wijzigt. Je website verhuizen zet je mail dus niet automatisch over.

Dat voelt onlogisch, omdat je voor je gevoel één pakket verhuist. In de praktijk wijzen je domeininstellingen je websiteverkeer naar je websitehosting en je mailverkeer naar je e-mailhosting. Verander je alleen waar je site staat, dan verandert er voor je mail niets. Verander je ook je mailinstellingen, dan pas gaat je mail ergens anders heen.

Daarom begin je met uitzoeken waar je mail leeft. Log in bij je huidige partij en kijk of je mailboxen in hetzelfde hostingpakket staan als je website, of dat je mail en agenda in een losse dienst draaien. Twijfel je, vraag dan waar je MX-records naartoe wijzen. Dat antwoord vertelt je in één keer welke dienst je binnenkomende mail afhandelt en dus wat er bij een verhuizing moet gebeuren.

Kun je je website verhuizen en je e-mail gewoon laten staan?

Ja, je kunt je website verhuizen en je e-mail bij de oude partij houden. Je bent niet verplicht om website en e-mail samen te verhuizen.

Er zijn twee situaties. Staat je e-mail bij je hostingpakket, dan hangt je mail aan je websiteverhuizing. Doe je niets, dan valt je mail weg zodra je oude pakket stopt. Je moet dan actief je mailboxen overzetten naar je nieuwe host of bewust kiezen voor een losse maildienst. Draait je e-mail in een losse dienst, dan blijft hij gewoon staan als je de instellingen goed overneemt. Je verhuist dan alleen je website.

Veel bedrijven kiezen bewust voor dat tweede: je website verhuizen en e-mail apart houden. Je site kan dan opnieuw gebouwd worden, verhuizen of zelfs even offline zijn, terwijl jij bereikbaar blijft. Wil je je e-mail behouden bij een overstap van hosting, dan is apart houden vaak de rustigste route. Kijk je breder dan alleen techniek, lees dan hoe je in stappen overstapt naar een ander webbureau, dan neem je site, mail en afspraken in één plan mee.

Hoe voorkom je dat je mail mist tijdens de overstap?

Je voorkomt gemiste mail door eerst je historie veilig te stellen en pas daarna je instellingen om te zetten. Haast op de dag van livegang is de grootste oorzaak van het probleem website verhuizen e-mail werkt niet meer.

Maak voor de verhuizing een kopie van je mailboxen. Je berichten, mappen, verzonden items en archief verhuizen namelijk niet vanzelf. Exporteer je mailboxen of laat je nieuwe partij een kopie meenemen, en bewaar die kopie los van je oude hosting. Draait je mail in een losse dienst, dan blijft je historie daar staan, maar ook dan is een extra back-up slim.

Daarna zet je je mailinstellingen goed. Houd je dezelfde maildienst, dan laat je de bijbehorende mail- en tekstrecords staan en neem je ze één op één over naar de partij die je domeinnaam beheert. Stap je over naar een andere maildienst, dan geeft je nieuwe partij aan welke MX-records je nodig hebt voor inkomende mail en welke TXT-records je nodig hebt voor verzending. Wijzig ze pas als je nieuwe mailboxen klaarstaan, zodat inkomende mail direct een plek heeft.

Test daarna of verzenden en ontvangen echt werkt. Stuur jezelf een mail, laat een ander jou mailen en check je laptop én je telefoon, want daar staan vaak nog oude instellingen. Test ook je formulieren op je site, zoals contact, offerte en bestelbevestigingen, want die gebruiken je mailinstellingen om te verzenden. Komt er niets aan of belandt alles in spam, dan wijzen je records nog naar de oude situatie. Gebruik hiervoor de checklist voor livegang van je website, dan controleer je site, mail en formulieren in één keer.

Wanneer kun je je oude hosting veilig opzeggen?

Je kunt je oude hosting pas opzeggen als je nieuwe website stabiel draait en je mail bewezen werkt. Niet eerder.

Laat je oude mailboxen de eerste dagen nog bestaan en log er nog in. Door een oude instelling of een vertraagde omzetting kan er nog mail op de oude plek binnenkomen. Zie je een paar dagen achter elkaar dat alles op de nieuwe plek aankomt, dat je verzending goed gaat en dat je kopie compleet is, dan zit je veilig.

Zeg zelf op bij je oude aanbieder, want dat doet geen hostingpartij voor je. En wil je voortaan niet meer zelf op DNS, mailboxen en onderhoud hoeven letten, kijk dan naar de voordelen van managed hosting. Noteer vandaag waar je mail staat en maak een kopie van je belangrijkste mailbox, dan verhuis je morgen zonder stress.